اهمیت وزن دهی (Weight Factor)
با توجه به متفاوت بودن ماهیت فعالیت ها و مراحل پروژه ها و نیز متفاوت بودن نگرش و دغدغه های صاحبان پروژه ها در مورد اولویت بندی فعالیت ها و تعیین میزان تمرکز بر فعالیت های مختلف پروژه، استفاده از اوزان مقایسه ای فعالیت ها و مراحل پروژه امری اجتناب ناپذیر می نماید.

 

اندازه گیری، ردیابی و تحت نظر داشتن میزان انجام شده واقعی پروژه و میزان کار باقیمانده پروژه، از مقوله های بسیار مهم در مدیریت پروژه ها تلقی می شود. اهمیت آن، بیشتر برای ایجاد درک مشترک و یکسان سازی مبانی محاسباتی، بین ذینفعان پروژه ها، در خصوص درصد پیشرفت واقعی و انتظاری  یا برنامه ای پروژه ها می باشد. این خود، از بروز بسیاری درگیری ها بین پیمانکاران و کارفرمایان جلوگیری می نماید.

 

  هدف اولیه اوزان

 

هدف اولیه اوزان، تعیین میزان کار انجام شده واقعی و برنامه ای پروژه و به تبع آن تعیین میزان کار باقیمانده واقعی و برنامه ای آن جهت دستیابی به درصد پیشرفت واقعی و برنامه ای پروژه و مراحل اصلی آن می باشد. این ابزاری جهت تعیین وضعیت و پیش بینی مسیر پروژه، از لحاظ دوری یا نزدیکی به اهداف آن می باشد.

 

هدف ثانویه اوزان

 

هدف ثانویه اوزان، در نظر گرفتن وزن بالاتر، برای فعالیت های مهم تر است زیرا با انجام فعالیت های با وزن بالاتر، درصد پیشرفت بالاتری را برای پروژه می توان کسب کرد که این محرک بزرگی برای بالابردن تلاش تیم اجرایی پروژه، در انجام اینگونه فعالیت ها خواهد بود. در واقع با این کار، نگرانی و دغدغه صاحبان پروژه (انجام زودتر فعالیت های مهم تر) با نگرانی و دغدغه تیم پروژه (دستیابی به درصد پیشرفت بالاتر، جهت بهتر نشان دادن عملکرد خود و کسب رضایت مشتری) همسو می گردد.

 

دام اوزان

 

در برخی موارد، مشاهدات نشان می دهد که تیم پروژه علاقه چندانی به اجرای فعالیت هایی با اوزان کم ندارند، زیرا با اجرای چنین فعالیت هایی، درصد پیشرفت کاری چشمگیری، کسب نخواهند کرد و ممکن است به تبع آن از استقبال و تشویق مدیریت یا کارفرما بی بهره باشند. لذا تنظیم اوزان، باید به نحوی باشد که در عین ترغیب تیم به انجام کارهای مهم تر (با وزن بیشتر) آنها را از اجرای کارهای کم اهمیت تر (با وزن کمتر)، غافل نسازد. البته می توان نحوه انعکاس فعالیت های با اوزان کمتر را در پروژه به نوع دیگری مد نظر قرار داد تا این احساس در تیم پروژه ایجاد نگردد که آنها اهمیتی ندارند.

 

از سویی، گاه مشاهده می شود که بخش های مختلف پروژه ها، با تعیین وزن بالاتر، برای فعالیت های ساده تر، به صرف توان انجام سریعتر آنها و کسب درصد پیشرفت بالاتر، در افق نزدیکتر، پروژه را در مسیر نادرستی قرار می دهند که از تبعات منفی آن، پیش بینی نادرست میزان باقیمانده پروژه می باشد.

 

معیارهای وزن دهی

 

اوزان فعالیت ها، بر مبنای معیارهای از پیش توافق شده بین ذینفعان کلیدی تعیین می شود و از آن پس، مبنای تمامی محاسبات پیشرفت، گزارشات و تحلیل ها قرار می گیرد. معیارهای وزن دهی، بر اساس نگرانی های صاحبان پروژه ها، ماهیت و شرایط پروژه ها، تعیین می شود. شاید معیارهای یک پروژه، در پروژه دیگر، مفید فایده نباشد. لذا اولین گام، تعیین این معیارهاست. تحقیقات میدانی، گواه عدم رعایت نمودن این نکته، توسط اغلب شرکت های پروژه محور می باشد.

 

معیارهای وزن دهی، می تواند از مرحله ای به مرحله دیگر، در یک پروژه متفاوت باشد. برای مثال ممکن است وزن فعالیت ها (ارزش نسبی) در مرحله طراحی، بر اساس نفر ساعت ولی در مرحله خرید، بر اساس هزینه آنها باشد.

 

در ذیل چند نمونه از معیارهای وزن دهی اشاره شده اند:

 

• زمان (Duration)
  
  
• هزینه (Cost)
  
  
• پیچیدگی (Complexity)
  
  
• منابع (Resource)
  
  
• ریسک (Risk)
  

 

مسئولیت های تعیین معیارها و اوزان فعالیت ها و مراحل پروژه

 

معیارهای وزن دهی معمولا بر اساس توافق مدیران پروژه کارفرما و پیمانکار تنظیم می شود.

 

اوزان فعالیت ها، مقدار عددی تخصیص داده شده به هر فعالیت، در هر معیار است. پس از تعیین معیارهای وزن دهی، اوزان فعالیت های هر مرحله یا بخش (Weight Factor)، توسط کارشناسان همان مرحله یا بخش، انجام می شود. لذا تعیین اوزان فعالیت ها، کاری تیمی بوده و بایستی از انجام آن، توسط یک فرد، اجتناب نمود. این، بدان دلیل است که تعیین اوزان صحیح فعالیت ها، بدون شناخت ماهیت آنها، ممکن نیست. لذا بهترین گزینه، برای تعیین اوزان فعالیت ها، استفاده از افراد متخصص در آن فعالیت ها، می باشد.

 

رابطه وزن هر فعالیت با سهم آن در درصد پیشرفت پروژه

 

درصورتی که وزن فعالیت A ، K برابر فعالیت B  باشد، این بدان معناست که فعالیت A ،K  برابر فعالیت B ، می تواند در پیشرفت پروژه، نقش داشته باشد.

 

جمع بندی

 

تعیین معیارهای وزن دهی، با مسئولیت مدیران پروژه کارفرما و پیمانکار انجام می شود و پس از آن، تعیین اوزان فعالیت ها و مراحل پروژه (WF: Weight Factor) با مسئولیت مستقیم مدیران بخش های پیمانکار و مشارکت پرسنل آنها، انجام می شود. سپس، بر همان اساس، تمامی تحلیل های وضعیت پروژه، تعیین درصد پیشرفت (progress or percent complete) و میزان باقیمانده پروژه، انجام می شود. نکته آخر، اینکه اوزان فعالیت ها، نباید جایگزین کنترل های زمانی و منابع پروژه گردند.

 

نویسنده: علی رحمتی توکل ، مدرس و مشاور مدیریت پروژه

جهت درخواست دوره آموزشی با شماره  09122333560  تماس بگیرید.

کانال تلگرام:                                       https://t.me/project_management_standards