مقدمه

بسیار پیش می آید که سازمان ها تجربه های تلخ پروژه های گذشته خود را مجددا تکرار می کنند. به عبارتی از پروژه های قبل درس نمی گیرند و خطاها تکرار می شوند.

برخی از سازمان ها از کارا نبودن منابع در پروژه ها ابراز نارضایتی دارند و برخی "بخش کنترل پروژه" را موجودی همراه و تمام وقت برای سازمان می پندارند که نبودنش موجب بروز تمام خطاهاست ولی حضورش هم لازم است تا شکست ها را به گردن بگیرد. در واقع در این سازمان ها، ساختارها اشکال بنیادی دارند و معمولا سیستم مدیریت پروژه به مرخصی بلند مدت رفته یا شاید اصلا استخدام نشده است. هر کارشناسی در تیم مدیریت پروژه، ساز خود را می زند و حال سازمان باید با این همه ساز ناکوک، رقص تغییر کند و ...

اما چند صباحی است که "دفتر مدیریت پروژه" یا PMO مسلح به هر آنچه سازمان ها برای رسیدن به هارمونی و موفقیت پروژه ها نیاز دارد، به کمک سازمان ها آمده است تا روند تکرار خطاها را تغییر دهد و موفقیت پروژه ها را تضمین کند.

ما در این مقاله سعی بر آن داریم علاوه بر ارائه تعریفی از "دفتر مدیریت پروژه" یا PMO، به اختصار اشاره ای بر مزایای ایجاد، وظایف و عمده دلایل عدم موفقیت بخش PMO داشته باشیم.

 تعریف

دفتر مدیریت پروژه یا Project Management Office -که آن را به صورت مخفف PMO می نامند.- یک واحد سازمانی است که مسئولیت استاندارد سازی، هماهنگی و مدیریت متمرکز پروژه ها را در سازمان بر عهده دارد.

مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه یا PMO

از جمله مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه یا PMO می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• دست یابی بهتر به اهداف استراتژیک
• دست یابی بهتر به اهداف پروژه ها
• صرفه جویی منابع
• مستند سازی بهتر دانش و تجربه سازمانی
• افزایش دانش و تخصص تیم مدیریت پروژه
• دستیابی به سطح بالاتری از رضایت ذینفعان
• افزایش بلوغ و فرهنگ سازمانی جهت مدیریت و اجرای بهتر پروژه ها

وظایف دفتر مدیریت پروژه یا PMO

وظایف دفتر مدیریت پروژه یا PMO در سازمان های مختلف، می تواند متفاوت باشد که در ذیل اهم این وظایف اشاره شده اند:

• تمرکزدهی هماهنگی و یکپارچه سازی پروژه ها
• تامین منابع لازم جهت مدیریت پروژه ها
• مدیریت بانک منابع
• استاندارد سازی فرایندهای مدیریت پروژه
• توسعه متدولوژی های مدیریت پروژه
• توسعه سیستم مدیریت پروژه
• شناسایی بهترین تجربیات و تسهیم آن در سازمان
• تعیین معیارهای انتخاب مدیران پروژه
• تعیین معیارهای انتخاب تیم مدیریت پروژه
• نیازسجی و آموزش تیم مدیریت پروژه
• تعیین نرم افزارهای مورد نیاز مدیریت پروژه
• مدیریت ارتباطات بین پروژه ها
• ثبت و سازمان دهی دروس آموخته و انتقال آن به پروژه های جدید
• مشارکت در فرایند آغازین پروژه ها
• نظارت و کنترل فرایندهای مدیریت پروژه
• پیشنهاد شروع و خاتمه پروژه ها

انواع دفتر مدیریت پروژه یا PMO

دلایل عدم موفقیت دفتر مدیریت پروژه یا PMO

• عدم تعریف مناسب شرح وظایف سازمانی دفتر مدیریت پروژه و نحوه تعامل سایر بخش ها با آن
• عدم اعتقاد و حمایت مدیران ارشد سازمان از دفتر مدیریت پروژه
• دخالت مدیران ارشد در روند کار تخصصی دفتر مدیریت پروژه
• عدم فرهنگ سازی سازمانی جهت همکاری با دفتر مدیریت پروژه
• عدم وجود نیروهای متخصص کافی در دفتر مدیریت پروژه
• عدم سرمایه گذاری مناسب جهت تامین زیرساخت های مورد نیاز
• تقلید محض از سیستم ها و استانداردهای سایر سازمان ها
• انتظار موفقیت و بلوغ سازمانی در کوتاه مدت
• بها ندادن به منابع انسانی در سازمان

نویسنده: علی رحمتی توکل ، مدرس و مشاور مدیریت پروژه

جهت درخواست راه اندازی و استقرار دفتر مدیریت پروژه (PMO) و پیاده سازی و استقرار استاندارد PMBOK و برگزاری دوره آموزشی در سازمان شما با شماره  09122333560  تماس بگیرید.

کانال تلگرام:                                       https://t.me/project_management_standards